VoIP là gì? Hướng dẫn về VoIP cho người mới

VoIP, viết tắt của “Voice over Internet Protocol”. Là công nghệ truyền thông hiện đại cho phép bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại qua kết nối internet. Thay vì sử dụng dịch vụ điện thoại truyền thống. Đây là một tiêu chuẩn mở cho phép thiết lập cuộc gọi thông qua mạng Internet. Đôi khi, VoIP còn được gọi là “Thoại qua IP”.

Trong một cấu hình tiêu chuẩn. VoIP sử dụng một bộ định tuyến internet để kết nối với thiết bị cầm tay. Khác biệt so với điện thoại cố định, hệ thống điện thoại cầm tay hoặc điện thoại doanh nghiệp. VoIP sử dụng internet để truyền dẫn giọng nói, đảm bảo chất lượng cuộc gọi tương đương. Thậm chí vượt trội hơn so với phương thức truyền thống.

Các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại chuyển sang sử dụng VoIP nhằm cung cấp cho khách hàng dịch vụ tiện lợi. Giảm bớt nhu cầu về cài đặt và bảo trì đường dây điện thoại vật lý. Ngoài ra, VoIP còn mang lại nhiều tính năng nâng cao hơn ở các dịch vụ điện thoại cố định. Như tích hợp các công cụ thông minh và tùy chọn cấu hình linh hoạt.

Công nghệ VoIP cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi thoại qua Internet với chất lượng cao, trong khi điện thoại truyền thống phụ thuộc vào mạng dây đồng để thực hiện và nhận cuộc gọi.

Khi áp dụng VoIP, quản lý cuộc gọi dựa trên công nghệ điện toán đám mây, vì thế không yêu cầu cài đặt hay quản lý phức tạp tại địa điểm sử dụng. Việc thêm hoặc điều chỉnh người dùng chỉ cần thực hiện thay đổi phần mềm, không cần đến sự can thiệp của kỹ sư.

Doanh nghiệp ưa chuộng VoIP không chỉ vì chất lượng cuộc gọi nổi trội mà còn vì tính năng đa dạng mà không cần lắp đặt hệ thống tổng đài PBX.

Dưới đây là một số khác biệt chính giữa VoIP và điện thoại cố định:

Bạn nên xem xét chuyển đổi từ điện thoại truyền thống sang VoIP:

• Bạn không hài lòng với chất lượng âm thanh hiện tại.
• Bạn cần thêm các tính năng điện thoại tiên tiến.
• Hợp đồng tổng đài PBX tại chỗ của bạn sắp hết hạn.
• Bạn đang chuyển sang làm việc từ xa hoặc áp dụng mô hình làm việc kết hợp.
• Chi phí bạn phải trả cho các cuộc gọi quốc tế hoặc liên tỉnh quá cao.

Hệ thống trả lời tự động cho phép bạn thiết lập các lựa chọn mà người gọi có thể lựa chọn khi liên hệ với doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ, người gọi có thể:

• Nhấn phím 1 để liên hệ với bộ phận bán hàng
• Nhấn phím 2 để yêu cầu hỗ trợ
• Nhấn phím 3 cho các yêu cầu khác

Bạn có thể cấu hình để định tuyến các cuộc gọi đến phòng ban thích hợp hoặc người cụ thể dựa trên nhu cầu cụ thể của cuộc gọi. Thông qua việc sử dụng trình duyệt web, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh và cập nhật các cài đặt này mà không cần thực hiện bất kỳ thay đổi phần cứng nào.

Ứng dụng cho thiết bị di động và máy tính để bàn cho phép bạn sử dụng dịch vụ điện thoại VoIP mà không cần thiết bị cầm tay VoIP.

Đây là một lựa chọn lý tưởng cho nhân viên bán hàng, kỹ thuật viên di chuyển và những người làm việc từ xa. Các ứng dụng này giúp đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp của bạn có thể liên lạc dễ dàng, bất kể họ đang ở đâu.

Một số người thậm chí ưa thích sử dụng tai nghe hoặc thiết bị di động hơn điện thoại cầm tay, do đó, điện thoại di động ít khi được sử dụng. Trước khi triển khai VoIP, hãy xem xét ai cần một chiếc điện thoại thực sự và xem liệu việc tiết kiệm có thể được thực hiện hay không.

Nhờ các codec được tối ưu hóa để đảm bảo chất lượng cao, mọi cuộc gọi VoIP qua kết nối Internet ổn định đều được hưởng lợi từ chất lượng cuộc gọi HD. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể thực hiện các cuộc trò chuyện rõ ràng với đồng nghiệp và khách hàng. Việc này giúp tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp của bạn, với sự tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm giao tiếp khách hàng chất lượng.

Dịch vụ Truyền thông Hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaaS) kết hợp nhiều phương tiện liên lạc khác nhau, bao gồm tin nhắn tức thời, cuộc gọi và hội nghị video, trên một nền tảng duy nhất. Với tính năng như ghi âm cuộc gọi, báo cáo và thư thoại, Truyền thông Hợp nhất đại diện cho sự tiến bộ tiếp theo của VoIP.

Chuyển đổi sang VoIP mở ra những cơ hội cải thiện sự hợp tác nội bộ của bạn. Nếu bạn đang dự định sử dụng cuộc gọi video thay vì cuộc gọi điện thoại truyền thống trong tương lai hoặc bạn quan tâm đến khả năng sử dụng tin nhắn tức thời, thì VoIP là sự lựa chọn xuất sắc để bắt đầu.

Mạng Internet thường gặp các vấn đề liên quan đến an ninh thông tin. Mọi cuộc gọi qua Internet cần được bảo vệ an toàn. Khi sử dụng VoIP, mọi dữ liệu được mã hóa khi truyền và lưu trữ. Điều này đảm bảo rằng không ai có thể truy cập vào nội dung của cuộc trò chuyện của bạn, chỉ có dữ liệu về cuộc gọi được ghi lại.

Ví dụ, khi bạn gọi đồng nghiệp ở văn phòng THC, nhật ký cuộc gọi chỉ hiển thị thời gian và độ dài của cuộc gọi mà không hiển thị nội dung của nó.

VoIP không chỉ cho phép bạn ghi âm cuộc gọi mà còn tiến xa hơn bằng cung cấp các tùy chọn ghi âm cuộc gọi phù hợp với mục đích giám sát và quản lý chất lượng. Bạn có thể sử dụng các tính năng ghi âm cơ bản, trong đó các cuộc gọi được lưu trữ trên nền tảng đám mây và có sẵn để tải xuống sau này.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các tính năng ghi âm cuộc gọi nâng cao, bao gồm phân tích cảm xúc để xác định những khách hàng không hài lòng hoặc tạo ra cơ hội bán hàng tăng cường.

Khi xem xét tất cả các ưu điểm của VoIP, bạn sẽ ngạc nhiên về sự tiết kiệm mà nó mang lại. Điều này có thể coi là một trong những ưu điểm lớn nhất so với các hệ thống điện thoại truyền thống.

Đơn giản, bạn chỉ cần trả khoảng 219K cho 05 số máy nhánh mỗi tháng. Điều này tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể so với việc sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống.